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電子發票報銷痛點在哪?掌握這幾招就夠了!

作者:上海善燁企業登記代理有限公司 日期:2019-08-16 點擊:837
一鍵分享

        自從2012年電子發票橫空出世,在企業中的應用慢慢變得越來越廣泛。雖然電子發票取代紙質發票是一個大趨勢,但目前來說,電子發票報銷似乎還有一些痛點難以解決。今天就來談談電子發票時代,財務人的管控之道!


痛點一:不得不報銷

        根據《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》(國家稅務總局公告2015年第84號),該公告自2015年12月1日起施行。

國家推出了增值稅電子發票,目前只有增值稅電子普通發票,沒有增值稅電子專用發票。增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的,可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件,其法律效力、基本用途、使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。

也就是說,企業如果收到增值稅電子普通發票,可以自行打印版式文件紙質發票做原始憑證,其版式文件已經按規定蓋發票專用章,不需要打印后再另加蓋發票專用章。所以公司員工提供的電子發票該報銷還得報銷!


痛點二:重復報銷

        目前電子發票的報銷確實存在監管上的漏洞,因為目前電子發票的打印次數不受限制,可以無限次的打印。正因為可以自行打印,又不需要額外再加蓋專用章,這就給手工報銷帶來重復報銷的風險。

        痛點三:篡改發票基本信息來報銷

        現在PS功能很強大,造假技能越來越高明,任何只要稍微有些"想法"的人,都可通過修改電子發票金額或者抬頭。修改之后發票編碼是沒有變的,如果去校驗發票的話,一般是不會出現問題的。假如財務沒有充分地檢查,是很難發現發票有問題的!


支招一:電子發票如何報銷?

第一種辦法:將開票方通過增值稅電子開票系統開出的增值稅電子普通發票的開票信息,打印成增值稅電子普通發票的文件作為報銷附件,用傳統辦法粘貼報銷。

第二種辦法:接收開票方通過增值稅電子開票系統開出的增值稅電子普通發票的開票信息,將電子發票信息保存在適當的媒介中,報銷憑證上注明電子發票存放的位置及進入的路徑。

2016年財政部、國家檔案局聯合公布的《會計檔案管理辦法》中已明確了電子會計檔案的法律地位,只要滿足該辦法規定的條件,電子發票的開票方或受票方,可僅以電子形式對發票進行歸檔保存。開票方或受票方需要紙質發票的,可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件。


支招二:怎么保證不出現重復報銷呢?

    1.財務部可以對電子發票進行統計,以發票號碼作為標識,這樣就能避免重復報銷,還有個簡易方法,在我們報銷系統里增加電子發票號碼字段。

    2.通過Excel表格做臺賬。把所有的電子發票,發票編碼統一在Excel表格中,從中篩選排除相同的發票編碼,可防范電子發票重復報銷。也可以再增加電子發票校驗和鑒偽功能,如輸入發票編碼,即可判斷發票的真假和是否為重復發票。

    3.電子發票在報銷系統中應用之外,還可以結合企業內部的ERP、CRM等系統,到時發票資料全部電子化集中處理,發票的管理也將變得簡單,將大大提高企業運轉效率。

    4.還可以一刀切!凡是涉及電子發票報銷,不允許以紙質發票報銷,以防篡改發票信息。這樣也可以從根源上規避造假和重復!


支招三:電子發票報銷指南

    1.請報銷經手人自行打印電子發票作為報銷的原始票據,電子發票有相關明細及附件的,請隨電子發票一并附上作為報銷的原始憑據。

    2.請報銷經手人在網報系統中準確錄入電子發票的12位發票代碼及8位發票號碼,未錄入電子發票號或錯誤錄入電子發票號將不能正常報銷。

    3.請報銷經手人自行在稅務局網站查驗電子發票真偽信息,并承諾沒有重復報銷電子發票,報銷經手人及經費負責人對經濟業務及電子發票的真實性負責。

    4.員工每月月底遞交上月發票,最遲不能超過兩個月報銷時間。


公司相關部門將對報銷的電子發票進行抽查核實,并自動記錄已報銷過的電子發票號,對報銷虛假電子發票及重復報銷電子發票的情況,一經發現,將依規追究有關人員責任。

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